Podkarpacka Platforma Wsparcia Biznesu

TEAMSOFT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Zapytanie nr 4480

Zapytanie archiwalne. Data wygaśnięcia: 2021-10-15 23:59:00

Wybrana oferta firmy: Nova Praxis Sp. z o.o.

Postępując zgodnie z zasadą konkurencyjności firma TeamSoft Sp. z o.o. informuje iż w przedmiotowym postępowaniu jako najkorzystniejsza została wybrana oferta firmy: Nova Praxis Sp. z o.o., która uzyskała największą liczbę punktów. Oferta ta spełniła także wszystkie wymogi formalne.
Z powodu braków formalnych (brak załącznika nr 2 - Oświadczenie o spełnianiu warunków i załącznika nr 3 – Oświadczenie o braku powiązań) oferta firmy Ringo Solutions Sp. z o.o. nie została uwzględniona w procedurze wyboru.

Opis usługi

Cel zamówienia:
Wyłonienie wykonawcy usługi pn. „Analiza, pomiar i optymalizacja procesów biznesowych
zachodzących w przedsiębiorstwie - usługa specjalistyczna (dotyczy oddziału firmy w Jarosławiu), w
ramach projektu Podkarpacka Platforma Wsparcia Biznesu”.

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie analizy pomiaru i optymalizacji procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie (dotyczy oddziału firmy w Jarosławiu). Niniejsza
usługa swym zasięgiem obejmuje:
1. Analiza właściwa przedsiębiorstwa (wraz z analizą procesów) - przeprowadzenie audytu
efektywności przedsiębiorstwa, opracowanie map czynności na każdym stanowisku oraz wskazanie
słabych i mocnych stron firmy, w tym dostarczenie następujących produktów:
- Mapa czynności dla wszystkich czynności na każdym stanowisku (1 szt.).
- Analiza SWOT obsługi procesów biznesowych - raport (1 szt.).
- Analiza efektywności dla wszystkich stanowisk w strukturze organizacyjnej - raport (1 szt.).
Czas trwania etapu: do 2 tygodni.

2. Analiza procesów biznesowych – zakres etapu obejmie opracowanie map procesów biznesowych
zachodzących w organizacji uwzględniając charakter działania firmy, a w szczególności proces
pozyskiwania klienta, poprzez ofertowanie, proces zawierania umów, rozliczania umów, realizacja
projektów badawczo-rozwojowych, pozyskiwanie dotacji, rozliczanie dotacji unijnych, rozliczanie
kosztów stałych i projektowych, rozliczanie usług realizowanych przez podwykonawców i zasoby
własne, uruchamianie projektów, zamykanie projektów, windykacja należności, wystawianie faktur i
ich rozliczanie - jednym słowem wszystkie działania dotyczące biznesowego funkcjonowania firmy,
z wyłączeniem procesów administracyjnych oraz kadrowych. Przykładowa lista nie jest zamkniętą
listą procesów.
Czas trwania etapu: do 4 tygodni.
Produkt: Raport z analizy procesów wraz z rozrysowanymi i opisanymi mapami procesów na poziomie
N-3.

3. Pomiar procesów biznesowych – zakres etapu obejmie udostępnienie skonfigurowanego narzędzia
do pomiaru czasu pracy - realnej (na dzień przystąpienia do realizacji umowy Wykonawca jest
zobligowany do posiadania takiego rozwiązania), dla każdego wskazanego pracownika (min 10 szt.),
wsparcie firmy podczas trwania pomiaru procesów, opracowanie raportu z przeprowadzonego
pomiaru procesów.
Czas trwania pomiaru: minimum 4 tygodnie dla każdego wskazanego pracownika/stanowiska
(pomiary różnych stanowisk prowadzone będą równolegle). Produkt: Raport z pomiaru procesów dla
wszystkich stanowisk (1 szt.), w tym:
- Analiza najbardziej czasochłonnych zadań w firmie.
- Analiza najbardziej czasochłonnych zadań dla każdego stanowiska.
- Analiza zadań procesowych, projektowych i innych w firmie.

4. Opracowanie rekomendacji oraz wsparcie przy wdrożeniu (dotyczy spotkań konsultacyjnych)–
zakres etapu obejmie opracowanie rekomendacji usprawnień dla każdego z procesów w podziale na
trzy grupy z określeniem oczekiwanych oszczędności z wdrożenia określonych rekomendacji:
- Raport Rekomendacje usprawnień na poziomie stanowiska (1 szt.).
- Raport Rekomendacje usprawnień na poziomie zmian w procesach (1 szt.).
- Raport Rekomendacje usprawnień wymagające zmian w systemach informatycznych (1 szt.).
Czas trwania etapu: do 2 tygodni dla wszystkich wskazanych stanowisk, procesów, systemów.
Produkt: Raport zawierający rekomendacje usprawnień w podziale na 3 grupy w (1 szt.).

Informacje dodatkowe dotyczące przedmioty zamówienia:
Projekt ma obejmować swoim zakresem wszystkie procesy biznesowe przedsiębiorstwa
uwzględniając charakter działania firmy, a w szczególności proces pozyskiwania klienta, poprzez
ofertowanie, proces zawierania umów, rozliczania umów, realizacja projektów badawczo rozwojowych,
pozyskiwanie dotacji, rozliczanie dotacji unijnych, rozliczanie kosztów stałych i
projektowych, rozliczanie usług realizowanych przez podwykonawców i zasoby własne,
uruchamianie projektów, zamykanie projektów, windykacja należności, wystawianie faktur i ich
rozliczanie - generalnie wszystko co dotyczy działania firmy. Przykładowa lista nie jest zamkniętą
listą procesów.
Pomiar ma dotyczyć wszystkich pracowników i współpracowników firmy w ramach
zidentyfikowanych procesów i być przeprowadzony dla wszystkich stanowisk. Z uwagi na ramy
czasowe optymalnym rozwiązaniem będzie przeprowadzenie równolegle analizy procesów oraz
pomiaru. Pomiar musi obejmować wszystkie stanowiska i wszystkie wykonywane czynności na
poszczególnych stanowiskach oraz zawierać minimum 1000 zapisów pomiarowych przez czas
trwania pomiaru, tak aby otrzymać wiarygodne dane do dalszej analizy. Mapa czynności powinna
zostać przedstawiona i opracowana przez Wykonawcę w ramach Etapu 1 (przed uruchomieniem
pomiaru). Wykonawca ma zapewnić narzędzia do pomiaru tak aby otrzymać wiarygodne dane oraz
wymaganą liczbę punktów pomiarowych.
Mapa czynności zawierać powinna listę wszystkich czynności procesowych i nieprocesowych dla
każdego stanowiska w firmie, przy czym należy założyć, że minimalna liczba czynności
wykonywana na stanowisku to 4, a maksymalna to 100.
W ramach opracowania rekomendacji usprawnień należy przyjąć, iż usprawnienia mogą dotyczyć
wybranych lub wszystkich procesów jakie zostały zdefiniowanie i opisane w ramach projektu. Ani
liczba rekomendacji ani liczba procesów do usprawnień nie jest w żaden sposób limitowana. W
ramach rekomendacji powinny powstać mapy TO-BE dla każdego zidentyfikowanego procesu do
usprawnienia.
Rekomendacje powinny zostać opracowane na bazie zebranych wniosków z map procesów AS-IS
oraz z wyników pomiaru i powinny zawierać kalkulację realnych korzyści ekonomicznych dla firmy.

Kod CPV: 79411000-8

Termin realizacji: 2021-12-31

Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania

Brak spełnienia poniższych warunków w postępowaniu skutkuje wykluczeniem wykonawcy, a jego
oferta zostanie odrzucona.

Wiedza i doświadczenie:
Do postępowania zostaną dopuszczeni wykonawcy, którzy posiadają wiedzę oraz doświadczenie
niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia. Warunek zostanie spełniony jeśli Wykonawca:
1. Złoży stosowne oświadczenie stanowiące, iż posiada wiedzę i doświadczenie umożliwiające
prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, zawarte w Załączniku nr 2. W niniejszym
oświadczeniu wskazane powinny zostać projekty uwzględnione w punkcie nr 2.
2. Złoży wykaz zrealizowanych usług obejmujących analizę procesów biznesowych (min. 2 projekty o
wartości min 100 000,00 zł netto każdy, zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat od dnia ogłoszenia
niniejszego postępowania).
3. Złoży wykaz kluczowego personelu (min. 3 osoby).:
- 2 osoby pełniące role analityka - każda ze wskazanych osób powinna uczestniczyć w min
5 projektach dotyczących analizy procesów biznesowych (w roli analityka).
- 1 osoba pełniąca rolę Kierownik projektu która powinna uczestniczyć w min 5 projektach
dotyczących analizę procesów biznesowych (w roli kierownika projektu) oraz powinna
posiadać certyfikat PRINCE2 Foundation lub certyfikat równoważny.
4. Na dzień rozpoczęcia realizacji niniejszej usługi będzie dysponował skonfigurowanym narzędziem
do pomiaru czasu pracy - realnej lub innym równoważnym rozwiązaniem które umożliwi realizacje
przedmiotu usługi. Weryfikacja na podstawie oświadczenia Wykonawcy opisującego rozwiązanie do
pomiaru.
5. Przy realizacji usługi nie jest dopuszczalne podwykonawstwo niezgodne z definicją usługi
rozwojowej w ramach projektu PPWB (zgodnie z zapisami Regulaminu udzielenia wsparcia dla MŚP
w ramach projektu pn. „Podkarpacka Platforma Wsparcia Biznesu” realizowanego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014 - 2020 Oś
priorytetowa: I Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka Działanie: 1.3 Promowanie
przedsiębiorczości Typ projektu: Profesjonalizacja usług IOB).

Dodatkowe warunki:
1. Niniejsze zamówienie jest przeprowadzane zgodnie z zachowaniem zasady konkurencyjności,
w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania
wykonawców. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego
etapie, bez podania przyczyn.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia do Wykonawcy z zapytaniem dotyczącym
dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień.
3. W uzasadnionych wypadkach, w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert,
Zamawiający może zmodyfikować lub uzupełnić treść zaproszenia do składania ofert.
O dokonanej zmianie poinformuje wszystkich Oferentów.
4. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Oferenci nie są uprawnieni do występowania do Zamawiającego z jakimikolwiek roszczeniami w
związku z zapytaniem ofertowym i prowadzonym postępowaniem w ramach projektu, w tym
z tytułu poniesionych kosztów i szkód, w szczególności w przypadku unieważnienia postępowania
przez Zamawiającego lub wyboru innego Oferenta.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wnoszenia odwołań od decyzji Zamawiającego
podejmowanych w trakcie prowadzonego postępowania.

Kryteria oceny oferty wraz z informacją o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty

Kryterium 1

Opis kryterium:
Cena usługi (C)

Waga punktowa / procentowa
Cena usługi (C)

Opis sposobu przyznawania punktacji
Kryterium 1. Opis kryterium: Cena usługi (C)
Opis sposobu przyznawania punktacji: Oferta z najniższą ceną otrzyma 60 pkt. Punkty, jakie
otrzymają badane oferty będą liczone w następujący sposób: C=(C oferty z najniższą ceną)/(C oferty
badanej) x 60 pkt. Do wyliczenia punktów zostanie przyjęta łączna cena brutto całości zamówienia
zawarta w formularzu ofertowym, wyliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena
podana w walucie obcej będzie przeliczona według kursu z dnia otwarcia ofert.

Kryterium 2

Opis kryterium:
Wsparcie powdrożeniowe (spotkania konsultacyjne) (Wp)

Waga punktowa / procentowa
Wsparcie powdrożeniowe (spotkania konsultacyjne) (Wp)

Opis sposobu przyznawania punktacji
Kryterium 2. Opis kryterium: Wsparcie wdrożeniowe (spotkania konsultacyjne - Ww)
Opis sposobu przyznawania punktacji: Oferta z najwyższą liczbą zadeklarowanych konsultacji –
których zakres dotyczy wsparcia na etapie wdrożenia zmian w przedsiębiorstwie Zamawiającego (min
4 godzinnych) otrzyma 20 punktów. Punkty, jakie otrzymają badane oferty będą liczone w następujący
sposób: Ww=(Ww oferty badanej)/(Ww oferty z najwyższą liczbą zadeklarowanych konsultacji) x 20
pkt.

Kryterium 3

Opis kryterium:
Termin wykonania usługi od podpisania umowy jednak nie dłuższy niż 2 miesiące (Tw).

Waga punktowa / procentowa
Termin wykonania usługi od podpisania umowy jednak nie dłuższy niż 2 miesiące (Tw).

Opis sposobu przyznawania punktacji
Kryterium 3. Opis kryterium: Termin wykonania usługi od podpisania umowy jednak nie dłuższy niż 12
tygodni (Tw).
Opis sposobu przyznawania punktacji: Zamawiający przyznaje w tym kryterium punkty każdemu z
Oferentów, zgodnie z zaproponowanym przez nich terminem wykonania usługi licząc od dnia
podpisania umowy (wyrażony w pełnych tygodniach). Punkty, jakie otrzymają badane oferty będą
liczone w następujący sposób: Tw=(Tw oferty badanej)/(Tw oferty z najkrótszym okresem realizacji) x
20 pkt.

Termin składania oraz otwarcia ofert: 2021-10-15 23:59:00

Sposób składania oraz otwarcia ofert: Oferty należy składać poprzez dedykowany Moduł Zamówień w stronie Podkarpackiej Platformy Wsparcia Biznesu (obowiązkowo i niezależnie od ceny usługi)

Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych

W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy)

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego
postępowania o udzielenie zamówienia z następujących powodów:

1. Nastąpi zmiana Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach obowiązujących przepisów lub innych Wytycznych, mających wpływ na umowę z Wykonawcą.
2. Nastąpi zmiana w interpretacjach Wytycznych.
3. Nastąpi zmiana przepisów prawa powszechnie obowiązującego, skutkująca koniecznością
wprowadzenia zmian do zawartej Umowy.
4. Wynikną rozbieżności i niejasności w Umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób niż poprzez zmianę postanowień Umowy, a zmiana postanowień Umowy spowoduje jednoznaczną interpretację postanowień Umowy przez obie jej strony.
5. Nastąpi konieczność likwidacji pomyłek pisarskich i rachunkowych w treści Umowy.
6. Nastąpią okoliczności, których Zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć, a zmiana postanowień w Umowie nie prowadzi do zmiany charakteru Umowy lub w lepszy sposób zabezpieczy cele projektu.
7. Zmiany terminu wykonania zamówienia, w przypadku gdy z powodów niezależnych od Wykonawcy nie będzie możliwe wykonanie zamówienia w zakładanym terminie.
8. Wystąpią zdarzenia losowe lub przyczyny niezależne od Zamawiającego i Wykonawcy. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie zmiany terminu wykonania umowy i jej poszczególnych punktów.
9. Zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania możliwe są jedynie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Informacja o możliwości składania ofert częściowych (o ile zamawiający taką możliwość przewiduje)

Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny (jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie)

Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.

Informacja o planowanych zamówieniach, o których mowa w pkt 7 lit. g podrozdziału 6.5 Wytycznych, ich zakres oraz warunki, na jakich zostaną udzielone (o ile zamawiający przewiduje udzielenie tego typu zamówień) .

Nie dotyczy.