Zapytanie archiwalne. Data wygaśnięcia: 2021-04-30 23:59:00
INFORMACJA O WYBORZE OFERTY KONKURENCYJNEJ
DOTYCZY: Realizacji usługi „Opracowanie i wdrożenie usprawnień w działalności firmy poprzez optymalizację ochrony danych osobowych”.
Zamawiający On Sp. z o.o. , 35 – 045 Rzeszów, ul. Hetmańska 13, NIP: 8133548623, REGON: 180326478, tel. +48 17 862 30 98, www.on-eco.pl informuje, iż w dniu 04.05.2021, w wyniku oceny ofert w postępowaniu Realizacji usługi „Opracowanie i wdrożenie usprawnień w działalności firmy poprzez optymalizację ochrony danych osobowych” została wybrana oferta firmy ERESJOT.pl Stanisław Rysz, NIP: 8131422332, REGON: 690024500, 35-103 Rzeszów, ul. Handlowa 4/15, tel. +48 720 770 931, 720 761 062, www.eresjont.pl
Uzasadnienie:
Do dnia 30.04.2021 do 00:00 , do Zamawiającego wpłynęła tylko jedna oferta.
Numer Oferty: 1
Nazwa i Adres Wykonawcy: ERESJOT.pl Stanisław Rysz, 35-103 Rzeszów, ul. Handlowa, 4/15 NIP: 8131422332,
Cena: 37 500,00 netto (słownie: trzydzieści siedem tysięcy pięćset 0/100),
Liczba pkt w kryterium cena: 100 pkt
Kolejność oferty wg kryterium cena: Oferta została wybrana (Oferta I w kolejności)
Wybrany wykonawca spełnił wszystkie wymagania określone w zapytaniu ofertowym. Złożona przez niego oferta uzyskała najkorzystniejszy bilans punktów w oparciu o przyjęte kryterium oceny ofert – najniższą cenę.
Poszukujemy wykonawcy usługi:
Opracowanie i wdrożenie usprawnień w działalności firmy poprzez optymalizację ochrony danych osobowych
Etap I - OPRACOWANIE
1.Audyt pierwszej strony w zakresie zgodności procedur i procesów przetwarzania i ochrony danych osobowych (ODO) z przepisami prawa:
a) analiza istniejącej dokumentacji ODO pod kątem zarówno jej zgodności z prawem, jak i przystawalności do realizowanych procedur - rezultat w postaci raportu z analizy,
b) badanie świadomości zasad ODO wśród pracowników - rezultat w postaci raportu z badania,
c) sprawdzenie sieci, serwerów, komputerów oraz aplikacji używanych do przetwarzania danych osobowych - rezultat w postaci raportu z badania,
d) analiza zawartych umów związanych z przetwarzaniem danych osobowych - rezultat w postaci raportu z analizy,
e) sprawdzenie istotnych dla ODO elementów ochrony fizycznej i monitoringu wizyjnego - rezultat w postaci raportu ze sprawdzenia,
Raporty w odniesieniu do zagadnień oznaczonych literami od a do e mogą stanowić osobne rozdziały jednego zbiorczego raportu poaudytowego.
2.Identyfikacja zagrożeń i analiza ryzyka:
a) ocena zasobów w celu zidentyfikowania zagrożeń dla przetwarzanych danych osobowych,
b) opracowanie analizy zagrożeń pod kątem prawdopodobieństwa ich materializacji i strat, jakie mogą powstać, oszacowanie ryzyka i opracowanie matrycy ryzyk.
Rezultatem tej części opracowania będzie raport analizy ryzyka, dotyczący zagadnień opisanych pod literami a i b, zawierający opis sytuacji z perspektywy zidentyfikowanych zagrożeń, podatności systemu, możliwych do wystąpienia incydentów naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych i następstw, jakie mogą spowodować oraz strategii zarządzania ryzykiem z uwzględnieniem rekomendacji działań do podjęcia w celu mitygacji ryzyk.
Raporty opisane w punktach 1 i 2 mogą być w formie jednego zwartego kompleksowego raportu z audytu zawierającego zarówno spostrzeżenia i opinie dotyczące zgodności prowadzonych działań z przepisami prawa, jak również analizę ryzyka, jakie takiej działalności towarzyszy.
3.Opracowanie obligatoryjnej i fakultatywnej dokumentacji systemu ODO:
a) rejestr czynności przetwarzania danych osobowych,
b) rejestr kategorii czynności przetwarzania danych osobowych,
c) rejestr naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych,
d) rejestr udzielonych upoważnień do przetwarzania danych osobowych ,
e) wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz odwołania takiego upoważnienia,
f) polityka bezpieczeństwa danych osobowych,
g) instrukcja zarządzania systemem informatycznym,
h) instrukcja postępowania w przypadku wystąpienia incydentu narażenia bezpieczeństwa danych osobowych,
i) klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych,
j) wzór klauzuli dotyczącej powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach umowy dotyczącej innej działalności,
k) wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Rezultatem tej części opracowania będzie pakiet dokumentacji opisanej literami od a do k.
Etap II - WDROŻENIE
Na tym etapie usługa wymaga wykonanie 2. powiązanych ze sobą działań:
1. Przeprowadzenie spotkania z zarządem firmy On Sp. z o.o. i wskazanymi przez zarząd pracownikami celem omówienia spostrzeżeń audytorów, ich rekomendacji i zaleceń. Wynikiem tego działania wdrożeniowego będzie weryfikacja rekomendacji zaproponowanych do realizacji w ramach dokumentów powstałych w wyniku realizacji etapu "OPRACOWANIE", udzielenie potrzebnych wyjaśnień odnośnie zakresu i wymiaru potrzebnych działań korygujących oraz omówienie zasad i zakresu kolejnego elementu usługi - sprawdzenia przeprowadzonych i zaplanowanych działań korygujących.
2. Przeprowadzenie, po upływie oznaczonego czasu (nie mniej niż 4 tygodnie), weryfikacji wprowadzonych zmian i ich spójności z rekomendacjami zawartymi w dokumentach powstałych w fazie OPRACOWANIE. Rezultatem będzie raport weryfikacji wdrożenia.
Do udziału w postępowaniu zostaną dopuszczeni oferenci spełniający poniższe warunki:
1. Posiadający uprawnienia do występowania w obrocie prawnym oraz uprawnienia niezbędne do wykonania uprawnionych prac lub czynności zgodnie z wymaganiami ustawowymi.
2. Brak zaległości w zakresie opłat podatków i ubezpieczenia społecznego. Sytuacja finansowa firmy gwarantująca dobrą jakościowo i terminową realizację zadania.
3. W stosunku do których nie wszczęto postępowania upadłościowego lub układowego.
4. Udokumentowane doświadczenie w realizacji w realizacji działań w zakresie ochrony danych osobowych (co najmniej 5 referencji lub faktur potwierdzających realizacje podobnych usług).
5. Zespół do realizacji usługi składający się z co najmniej 2 ekspertów z co najmniej 2-letnim doświadczeniem w zakresie tworzenia procedur i dokumentacji systemów ochrony danych osobowych, prowadzenia audytów, analiz ryzyka oraz kursów i szkoleń w zakresie ODO. Ocena na podstawie przedstawionej dokumentacji i oświadczeń dotyczących doświadczenia osoby.
6. Udokumentowane kompetencje wykonawców w zakresie zarządzania bezpieczeństwem danych, (stopnie naukowe, certyfikaty i/lub inne dokumenty potwierdzające wykształcenie i doświadczenie).
Ocena powyższych kryteriów dopuszczających zostanie dokonana na podstawie oświadczeń i/lub kopii dokumentów stanowiących stosowne załączniki do zapytania ofertowego, podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta.
Niespełnienie któregokolwiek z powyższych warunków spowoduje odrzucenie oferty.
Kryterium 1
Opis kryterium:
Cena usługi
Waga punktowa / procentowa
Cena usługi
Opis sposobu przyznawania punktacji
Liczba punktów "C" przyznawanych w ramach tego kryterium wynikać będzie ze wzoru:
C = 100 * najniższa oferowana kwota/kwota rozpatrywanej oferty
Rozpatrywane będą kwoty netto.
Maksymalna liczba punktów wynosi 100.
W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
OŚWIADCZENIE
Firma On Sp. z o.o., NIP: 8133548623, ul. Hetmańska 13, 35-045 Rzeszów - zgadza się na dopuszczenie istotnych zmian umowy w stosunku do treści oferty w następujących sytuacjach:
a)wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy – w zakresie dostosowania postanowień umowy do zmiany przepisów prawa;
b)wystąpienia siły wyższej (siła wyższa – zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych) – w zakresie dostosowania umowy do zmian nią spowodowanych;
c)wyniknięcia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów, w zakresie dostosowania do celu zmiany;
d)wydłużenie terminu wykonania przedmiotu umowy i/lub poszczególnych etapów – w zakresie dostosowania umowy do tych zmian, pod warunkiem zaakceptowania takiego wydłużenia przez Administratora PPWB;
e)zaistnienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi, które nie były możliwe do przewidzenia w chwili zawarcia umowy – w zakresie dostosowania umowy do zmian nią spowodowanych;
